Mittwoch, 14. November 2018
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Die Pomodoro-Technik — Ein Mini-Scrum!

Backlog, Iterationen, Story Slicing, Sprints, Grooming, Timeboxing, kurze Feedback-Schleifen, Continuous Improvement, Schätzen, Fokusierung, Motivationssteigerung, … diese Begriffe passen irgendwie gleichermaßen – für die Pomodoro-Technik [1] … und Scrum

Methoden-Ziele

Die „Pomodoro-Technik“ lässt sich im Kontext zahlreicher Zeit-Management-Methoden z.B. im Sinne von „Simplify your Life“ [2] einordnen.

Kern-Ideen sind z.B. Fokusierung und Konzentration auf einen ToDo-Schritt, Vermeidung „schädlicher“, d.h. unproduktive Multi-Tasking-Effekte (Abschweifungen, Unterbrechungen, …), Bewältigung von komplexen Aufgabenstellungen, nachhaltige Motivations-Steigerungen, Unterstützung bei der Ziel-Erreichung, …

Elemente sind

  • 1. Time-Boxing
  • 2. Fokusierung auf eine Tätigkeit
  • 3. Erholungs-Phase(n)

Wie funktioniert’s?

Methodisch konzentriert man sich auf Planung, Nachverfolgung, Aufzeichnung, Bearbeitung und Visualisierung.

Dabei wird zu Tagesbeginn eine Planung über die anstehenden ToDo’s erstellt. Diese werden in so kleine Häppchen zerteilt, dass diese in jeweils 25 Minuten abgearbeitet werden können.

Die Haupt-Schritte …

  1. ToDo schriftlich formulieren [nutzt man den Scrum-Vergleich mit einem Sprint, könnte dies so etwas ähnliches wie eine User Story sein]
  2. „Pomodoro“-Iteration [Sprint]
    • Kurzzeitwecker auf 25 Minuten einstellen [der Sprint wird gestartet]
    • ToDo bearbeiten bis der Wecker klingelt [bis Sprint-Ende]
    • ToDo als „erledigt“ markieren [„Definiton of Done“ ?]
  3. kurze Pause (5 Minuten) – alle vier „Pomodoros“ eine längere Pause (15-20 Minuten).

Dies wird solange wiederholt, bis alle geplanten ToDo’s erledigt wurden. Begleitet werden diese Schritte durch einfachste „Strichlisten“-Aufzeichnungen z.B. von un-produktiven Unterbrechungen oder un-geplanten und dringenden Zusatz-ToDo’s und anschließender Auswertung mittels Visualisierung.

Vergleich

Backlog, Iterationen, Story Slicing, Sprints, Grooming, Timeboxing, kurze Feedback-Schleifen, Continuous Improvement, Schätzen, Fokusierung, Motivationssteigerung, … viele Aspekte haben eine gewisse Ähnlichkeit bzw. Grund-Idee.

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Tools

Der Erfinder der Methode [1] empfiehlt vorzugsweise einfache Werkezeuge:
„natürlich“ einen mechanischen („Pomodoro“-) Küchenwecker und ganz simpel „Papier & Bleistift“.

Ein psychologischer Hebel ist die Haptik des Aufziehens eines (Küchen-) Weckers. Dies fördert die Entschiedenheit, die nächste Aufgabe zu beginnen. Das Ticken der Uhr und das Klingeln des Weckers bewirken eine andere Wahrnehmung der Zeit.

Für die Arbeit am Rechner gibt es entsprechend diverse Mini-Apps [3].

Lessons Learned

Unterbrechungen
Die Idee ein Pomodoro gegen Unterbrechung zu schützen ist in Scrum mit dem Schutz eines Sprints ähnlich. Gelingt es nicht eine Iteration vor „Störquellen“ zu schützen, könnten sich je nach Blickwinkel bzw. Mindset z.B. folgende konträren Eindrücke ergeben:

  • die Methoden „versagen“ [mehr oder weniger] bzw. sind unbrauchbar
  • die Methoden zeigen die „wunden Punkte“ im Prozess und bieten eine Chance zu Verbesserung (→ Kaizen, → Continuous Improvement)

Die einzelnen Ebenen des betroffenen Systems werden ihre jeweils ganz eigene Sicht weitertragen, abhängig beispielsweise von dem empfundenen Leidensdruck und/oder einer ehrlichen Veränderungsbereitschaft und/oder dem Willen zum offenen Umgang mit → Transparenz im System – etc.

Beide Methoden bieten → Hebel für Verbesserungen, die man nutzen oder ignorieren kann.

Story Slicing
Der Vorgang des ‚Stories in „handliche“ und sinnvolle Teile schneiden‘ ist in beiden Welten zu Hause. Man hat die Chance sich intensiv mit den eigentlich wichtigen Aspekten einer Aufgabe zu beschäftigen [ähnlich dem „Was?“ (Sprint Planning I) und „Wie?“ (Sprint Planning II) beim Scrum]. Aufgrund des [intensiv] empfohlenen 25 Minunten-Taktes ist beim Pomodoro-Ansatz der Druck für ein „Story Slicing“ noch höher.

Nur 25 Min Beschäftigung mit einem ToDo ? !
– kurz genug, um Frustrationen und „verzetteln“ zu vermeiden
– lang genug für einen konsistenten Arbeitsschritt

5 Minuten Pause
– kurz genug sich an die Release-Vision zu erinnern
– lang genug für ein „nachhaltiges Tempo“ („sustainable pace“)

Iteration
günstig für Rythmus und Flow

Auswertungen
adressieren
– Retro, Feedback, Inspect & Adapt, Continuous Improvement, Kaizen
– Lernen von den vergangengen Pomodoros, das nächste kann verbessert werden

Belohung mittels „Durchstreichen“
hier erlebe ich immer wieder bei mir selbst, wie wichtig das Wegstreichen einer erledigten Aufgabe ist; insbesondere am Tagesende ist es durchaus befriedigend auf die Menge an durchgestrichenen ToDo’s blicken zu können [im Gegensatz zu einer eventuell gleich-großen Arbeitsmenge, die man zwar erledigt, aber ungeplant so in den Tag hinein bearbeitet hat (abends spürt man den Hamsterrad-Effekt), motiviert diese Art der Visualisierung deutlich]

Wording für Projekt-Manager und Mitarbeiter
die Chance, dass Mitarbeiter Begriffe rund um „Pomodoro“ gehört haben, ist gefühlt heute noch höher als das ganze Drum und Dran rund um Scrum; hier können natürliche Ängste, die jeder Betroffene durch das Ungewisse und Unbekannte bei einer Scrum-Einführung verspüren könnte, mit Hilfe eines bekannteren Wordings gedämpft werden

Schön, dass man nie auslernt …

about "Boeffi" ...CU
@ Boeffi  .net     aktualisiert am 24.05.2018

 

Links & Bücher

[1]
– „The Pomodoro Technique“ → pomodorotechnique.com
– Francesco Cirillo: The Pomodoro Technique. Lulu.com, 2009, ISBN 978-1-4452-1994-3 → eBook

– „Pomodoro Technique Illustrated: The Easy Way to Do More in Less Time“ by Staffan Nöteberg → pragprog.com/ .. /pomodoro-technique-illustrated

[2]
– „Simplify your Life“ by Werner Tiki Küstenmacher et al. → simplify.de
– „Getting Things Done“ by David Allen → Wikipedia
– „Zen to Done“ → zenhabits.net/zen-to-done-the-simple-productivity-e-book

Mini-Apps

[3]
Windows & Java:
– „Tomighty“: Desktop timer for Pomodoro Technique users → http://www.tomighty.org/download [mit „Geräusch-Kulisse“ für „Wecker aufziehen“, „ticken“ und „klingeln“]

Apple iPad, iPhone:
– „Untime“ → itunes.apple.com/us/app/untime/id340852389

Web based:
– „Tomatoes“ → tomato.es

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David (Standout)