„… Mensch, mal wieder zwei Stunden in einem dieser ermüdenden, endlosen Meetings vergeudet …“
Jeder kennt diese uneffektiven Meetings. Stundenlanges → „palavern“ und am Ende fragt man sich „Wofür?“ oder „Hätten dafür nicht auch zehn Minuten gereicht?“. Diese Meetings gehören abgeschafft – nicht nur aus einem Lean- oder Agile-Blickwinkel ist dies förderlich und wirtschaftlich. Auch hier können die Schlüsselwörter Transparenz und Feedback helfen.
Getreu dem Motto „lean thinking must drive your life and our projects“ sollte man sich immer die kritische Frage stellen:
„Meine (kostbare) Zeit, die ich gerade investiert habe …
hat die ‚was gebracht ?“
Ob ein Verkäufer seine Produktivität bei der telefonischen Kunden-Akquise überprüfen möchte, ein Trainer gern weiss, ob sein Seminar „angekommen“ ist, oder Teilnehmer den Nutzen des „berüchtigten“ Wochen-Meetings kommentieren wollen (oder eine Retrospektive [1], ein „Stand-up“, Daily Scurm, …):
- Wenigstens ein kurzes Feedback ist immer von Nutzen !
Aus den Überlegungen eines → ROI hat sich im Agile Coaching-Umfeld als Ableitung eine → ROTI-Idee entwickelt [2].
Einleitung – Meeting – Abschluss
So, wie es sich zu Beginn eines Meetings bewährt hat ein Thema, einen Zweck bzw. ein Ziel für dieses Treffen vorzustellen, bietet es sich zusätzlich immer an, zu den vergangenen (zu vielen?) Minuten Feedback einzuholen (im Mindset von → Kaizen bzw. → Continuous Improvement).
Beispielsweise kann im Anschluss an ein → Daily Scrum, nachdem der Scrum Master seine Moderation vielleicht mit den Worten „Mit Blick auf unser gemeinsames Sprint Goal …“ begonnen und dann an das Team für die → „berühmten drei Fragen“ abgegeben … hat, im Herausgehen von jedem Teilnehmer ein kurzes Feedback gewünscht werden. Auch für so einen kurzes 15-Minuten-Daily hat sich dies bewährt (um z.B. → Cargo Cult-Effekte frühzeitig aufzudecken: „… in den 15 Minuten hätten wir besser weiterentwickeln können …“).
ROTI-Feedback – wie ?
Es wird mit kleinstem Aufwand eine Umfrage durchgeführt:
Frage
Für dieses Meeting,
hat sich Deine investierte Zeit gelohnt
– in Relation zu dem erzielten/erzielbaren Nutzen/Vorteil ?
Gliederung
- Einschätzung durch jeden Teilnehmer (vorher / nachher)
- Klassifizierung
- Analyse des Teilnehmer-Feedback
Form
- entweder als abschließender Tagesordnungspunkt mit kurzer Diskussion,
- als Feedback-Bogen mit Kommentar-Möglichkeit, oder
- zumindest als → ROTI Post-it am Raum-Ausgang
(mit der Überlegung Negativ-Wertungen in der nächsten Retro zu thematisieren).
Welche Skalen ?
Für eine Klassifizierung sind diverse Ansätze gebräuchlich:
die ein bis fünf Finger-Methode („Fist of Five“)
(s.a. → „Using RSP…“)
-
1 = wert-los: ich habe zwei Stunden verloren
2 = wenig Nutzen: zuviel Zeit für zu wenig Benefit wurde investiert
3 = Nutzen und investierte Zeit sind ausgewogen
4 = die Vorteile überwiegen etwas gegenüber der investierten Zeit
5 = großer Nutzen: ein wirklich wert-volles Meeting
0 .. 4
hier soll die „0“ den Null-wert, also das Wert-lose symbolisieren
[„0“ könnte als geballte Faust dargestellt werden; bitte die besondere Sensibilität bedenken, da dies körpersprachlich auch für eine besondere, vulgär schimpfende Symbolik genutzt werden kann]
1 .. 10
in der Praxis wird dies häufig als zu fein granular empfunden; kaum Zusatz-Nutzen durch diese „genauere“ Skala
-2 -1 0 +1 +2
hier symbolisiert die „0“ ein wert-neutrale Einschätzung: Investition und Nutzen sind ausgewogen
beliebt sind wie immer Smilies; diese werden als „Skala“ für eine Strichliste auf einem → ROTI Post-it für die Einschätzungen der Teilnehmer genutzt; zu Auswertungszwecken (Excel?) kann die Smiley-Skala leicht auf „-2 .. 0 .. +2“ abgebildet werden.
Ergebnis ?
Werden überwiegend niedrige Wertungen abgegeben (z.B. ein oder zwei Finger bei der erst-genannten „Fünf-Finger“-Skala), gibt es sicher ein Problem.
Erhalten Sie solch wert-vollen(!) Einschätzungen beispielsweise häufiger bei den von Ihnen eingeladenen Meetings, wäre dies ein wunderbarer Impuls über die Gestaltung oder diese Meetings an und für sich nachzudenken.
Grundsätzlich wird man die Chance für eine Diskussion selbstredend wahrnehmen und gewiss eine Ursachen-Analyse z.B. in der nächsten Retro durchführen. So ist eine Lösung des Problems bzw. eine Verbesserung oder Optimierung unmittelbar erreichbar.
Lessons Learned
Ich nutze und schätze die Transparenz der ROTI-Methode bei vielen Gelegenheiten.
Sie hilft mir z.B. bei Workshops, Meetings, nach den Daily Scrums, bei der eigenen Arbeit, generell bei dem eigenen Tun auch alltäglicher Dinge über den Wert ein schnelles Feedback zu erhalten.
Allerdings: → Transparenz und Feedback müssen gewollt sein !
Gerade dann, wenn dieses Feedback unerwartet negativ ist. Aber mit der richtigen Einstellung sind diese schnellen – hier auch visuellen – Ergebnisse unschätzbar wert-voll.
[Eine im ROTI-Zusammenhang immer wiederkehrende Erkenntis ist die Fokusierung, die ein konsequent gelebtes → TimeBoxing ermöglicht.]
In diesem Sinn bestätigen diese Zeilen auch meine über Jahre entwickelte Einstellung als „Kaizen Philosopher & Practitioner“ …
CU
@ Boeffi .net aktualisiert am 24.05.2018
[1] ein bemerkenswertes → „Sag Nein zu monotonen Retrospektiven“-Projekt bietet → Corinna mit ihrem → „Retro-O-Mat“ by → Findings-Marbles.com; auch hier wird künftig die ROTI-Methode angeboten werden
→ „ROTI: Schnelles Feedback bei jeder Gelegenheit“ von Martin Seibert
→ „Measure ROTI“ by Steven M. Smith
→ „The ROTI Method for Gauging Meeting Effectiveness“ by Esther Derby